Aujourd’hui on s’interesse au contenu de notre boite mail.

La mienne a longtemps été blindée.
Recevoir un mail, l’ouvrir, ne rien en faire (ou en faire quelque chose plus tard) a été mon mode de fonctionnement pendant des années. Au final je me suis retrouvée avec une pile de mails parmi lesquels certains nécessitaient une action ou une réponse et forcément: j’ai complètement zappé parfois. Je crois que j’ai même considéré ma boite mail comme une sorte de to do list que je ne vidais pas. Bien que cela n’ai pas eu de conséquences facheuses, j’ai décidé qu’il devait en être autrement et que ma boite de réception
devait être aussi souvent que possible complètement vide, ne serait ce que pour éviter le stress visuel.

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Une boite de réception vide signifie que rien n’est en attente de réponse ou autre action de ma part: yes !

Mais alors, comment vider près de 10 ans de mails, 2 boite mails de la manière la plus rapide possible ?Je ne sais pas pour vous mais vu la quantité de mails que je reçois (entre les blogs, la pub beaucoup beaucoup, les newsletters…) il n’ était même pas envisageable de les trier à la main. Voici la méthode que j’ai appliquée et m’a permis de vider ma boite de réception.

1) Choisissez une date (la date du jour, c’est très bien)
Dans mon exemple ce sera le 1er janvier

2) Créez dans votre boite de réception un sous dossier intitulé « avant le 1er janvier »

3) Sélectionnez tous les mails de votre boite de réception et glissez les dans le sous dossier intitulé « avant le 1er janvier » : votre boite de réception va être vide et c’est le sous dossier « avant le 1er janvier » qui sera plein.

Tadaaaaaaa, vous pouvez dorénavant repartir de zéro et traiter les mails au fur et à mesure.

Vos mails ne sont pas supprimés. Si vous avez des mails « récents » auxquels vous souhaitez répondre, il vous suffit soit de retourner dans le dossier « avant le 1er janvier », ou encore plus simple de lancer une recherche automatique. Généralement, ça fonctionne bien.

Et maintenant que ma boite de réception est vide, comment éviter qu’elle ne se remplisse de nouveau ?

1) Supprimer les mails inutiles dès réception: pour ma part 80% des mails peuvent être supprimés après lecture (parfois même avant).
2) Supprimer les mails qu’on croit utiles mais qui ne le sont pas, ex: achats confirmés 5 fois, bon promo valable jusqu’à demain alors qu’on a pas prévu d’acheter… Au pire, gardez en tête que les mails supprimés sont conservés un mois avec Gmail (à vérifier pour les autres…) 
3) Déplacer dans un sous-dossier les mails que l’on souhaite garder: à vous de construire une arborescence pertinente.
4) Agir le plus tôt possible quand un mail demande une action de votre part: organisez des sessions de traitement des mails par lots. Conservez le mail dans votre boite de réception, mais dans la mesure où l’objectif est de conserver une boite de réception vide, il va vous falloir le traiter à un moment ou à un autre, et le plus rapidement possible. Pour ma part je consulte mes mails plusieurs fois dans la journée,et en fin de journée, je traite toutes ces choses en attente: newsletter que je voulais lire, réponse (rapide)…Pour ma boite professionnelle, je fonctionne de la même manière, je parcours la boite mail matin, midi et début de soirée mais traiter mes mails 2 fois par jour me suffit: fin de matinée et fin de journée. J’ai revu ma notion d’urgence…
5) Utilisez unroll.me pour vous désinscrire de toutes les newsletters qui ne vous intéressent plus et pour regrouper dans un mail unique toutes celles qui vous importent.

Et vous, avez vous des astuces pour mieux gérer votre boîte mail ? N’hésitez pas à les partager avec nous 🙂 

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